Zasady wystawiania i odbierania faktur KSeF stosowane przez ORLEN S.A. od 1 lutego 2026 r.
Informujemy, że ORLEN S.A. (dalej: ORLEN lub Spółka), od 1 lutego 2026 r.
będzie zobowiązany do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF).
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF).
Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa
o VAT) wyjątkami stanie się obowiązkowe:
- od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).
W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez ORLEN, które to będą miały zastosowanie od 1 lutego 2026 r.
- .
- ORLEN S.A. nie będzie co do zasady informował kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze.
- Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF Spółka będzie uznawała znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT.
- W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne) ORLEN będzie udostępniał fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą.
- W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez Spółkę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.
Faktury wystawiane dla ORLEN S.A. (faktury zakupowe)
- Od 1 lutego 2026 r. prosimy nie przysyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.
- W przypadku wystawienia faktur dla ORLEN w trybie awaryjnym prosimy o ich przesyłanie:
- na adres efaktura@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie, co pozwoli na sprawny przebieg procesu weryfikacji i akceptacji faktury w ORLEN oraz
- w KSeF.
- Załączniki do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF)
- załączniki do faktur, które są niezbędne, aby ORLEN mógł rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres zal@orlen.pl lub na adres wskazanyw umowie,
- w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności wówczas numeru KSeF nie należy podawać, należy wskazać nr faktury,
- dla każdego przesyłanego do ORLEN załącznika prosimy zastosować zasadę 1:1, przez co należy rozumieć, że w jednej wiadomości e-mail należy przesłać jeden plik PDF (nie przekraczający 10 Mb) z załącznikiem do jednej faktury,
- ORLEN nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip.
- W przypadku przekazania sprzedawcy (kontrahent Spółki) przez komórkę biznesową ORLEN numeru Identyfikatora wewnętrznego KSeF, informacja ta powinna zostać zamieszczona w fakturze KSeF w polu Podmiot3 -> Dane identyfikacyjne -> IDWEW.
- Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu Nr zamówienia wpisywać wyłącznie wartość numeryczną, bez dodatkowych liter i znaków. Umieszczenie numeru zamówienia w innym miejscu niż do tego dedykowane w schemie FA(3), skutkować będzie brakiem właściwej identyfikacji po stronie Spółki i może wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.
- W przypadku faktur dokumentujących zakupy ORLEN na potrzeby obszaru Sprzedaży Detalicznej, ORLEN przekaże szczegółowe wytyczne w odrębnej korespondencji w dedykowanych do tego kanałach.
Dokumentowanie transakcji sprzedaży realizowanej przez ORLEN S.A. w kanale SPRZEDAŻY FLOTOWEJ – rozwiązania szczególne
- Dokumentowanie przez ORLEN transakcji sprzedaży flotowej będzie realizowane z wykorzystaniem faktury ustrukturyzowanej z załącznikiem (rozwiązanie przewidziane w art. 106gba ustawy o podatku od towarów i usług). Załącznik będzie zatem elementem faktury dostępnej w KSeF i będzie on zawierał listę transakcji dokumentowanych fakturą z uproszczonym zakresem danych.
Uproszczenia w załączniku są wymuszone strukturą załączników w systemie KSeF oraz limitem 3Mb pojemności załącznika.
- Dodatkowo, począwszy od 1 lutego 2026 r. ORLEN S.A. będzie udostępniał klientom, którzy wymagają poszerzonych danych transakcyjnych takie zestawienia transakcji, które były stosowane przed wdrożeniem KSeF. Nabywca może wskazać zakres danych, ich format oraz docelowy adres e-mail na dotychczasowych zasadach, a także dodatkowo pobrać zestawienie w postaci pliku .pdf ze strony https://flota.orlen.pl.